چگونه از اصالت سند و وضعیت ثبتی ملک مطمئن شویم؟

خرید ملک یکی از مهم‌ترین و پرریسک‌ترین معاملات مالی زندگی هر فرد است. بسیاری از خریداران تنها به گفته‌های فروشنده یا مشاهده سند اعتماد می‌کنند، در حالی‌که ممکن است ملک مورد نظر در رهن بانک، بازداشت قضایی یا توقیف قانونی باشد. در چنین حالتی حتی اگر معامله انجام شود، انتقال رسمی مالکیت ممکن نیست.
به همین دلیل، سازمان ثبت اسناد و املاک کشور تأکید دارد که خریداران باید قبل از هر اقدامی، وضعیت ثبتی ملک را استعلام کنند. در این زمینه، استفاده از راهنمایی یک مشاور حقوقی نیز می‌تواند از بروز اشتباهات و ضررهای احتمالی جلوگیری کند.

بهترین و مطمئن‌ترین راه: مراجعه به دفاتر اسناد رسمی

در میان تمام روش‌های موجود، مراجعه حضوری به دفاتر اسناد رسمی معتبر، مطمئن‌ترین و قانونی‌ترین راه استعلام ملک است.
در این روش، خریدار به همراه فروشنده (مالک ملک) به یکی از نزدیک‌ترین دفترخانه‌های اسناد رسمی مراجعه کرده و درخواست استعلام آخرین وضعیت ثبتی ملک را می‌دهد.

دفترخانه از طریق سامانه جامع سازمان ثبت اسناد و املاک کشور به‌صورت برخط، اطلاعات کامل ملک را بررسی می‌کند و نتیجه استعلام شامل موارد زیر است:

• بازداشت یا توقیف احتمالی ملک،
• رهن یا وثیقه بودن ملک نزد بانک‌ها یا نهادهای دیگر،
• و هرگونه ممنوعیت در نقل و انتقال.

این داده‌ها مستقیماً از پایگاه رسمی سازمان ثبت دریافت می‌شوند و هیچ امکانی برای جعل یا خطا وجود ندارد.
به همین دلیل، دفاتر اسناد رسمی مطمئن‌ترین مرجع برای اطمینان از اصالت سند و وضعیت ثبتی ملک هستند.

روش دوم: استعلام از طریق سایت رسمی سازمان ثبت اسناد و املاک کشور

اگر امکان مراجعه حضوری به دفترخانه وجود نداشته باشد، گزینه دومِ معتبر و قابل اطمینان استفاده از سایت رسمی سازمان ثبت اسناد و املاک کشور به نشانی ssaa.ir است.
در این سایت، کافی است وارد بخش «خدمات الکترونیک» شوید، گزینه «استعلام ثبتی» را انتخاب کنید و سپس وارد قسمت «تصدیق اصالت سند مالکیت» شوید تا بتوانید از صحت سند مطمئن شوید.

البته باید توجه داشت که استعلام اینترنتی بیشتر برای بررسی اولیه و اطمینان از واقعی بودن سند کاربرد دارد، اما برای انجام معامله نهایی، مراجعه حضوری به دفترخانه همچنان ضروری و مطمئن‌تر است.

روش سوم: استعلام از طریق مشاوران املاک دارای مجوز

در بنگاه‌های معاملات ملکی که دارای پروانه رسمی از اتحادیه هستند، مشاور املاک می‌تواند از طریق سامانه ثبت الکترونیک اسناد، وضعیت ثبتی ملک را بررسی کند.
این کار معمولاً پیش از تنظیم پیش‌نویس قرارداد انجام می‌شود و کمک می‌کند خریدار از وجود رهن یا توقیف مطلع شود.
با این حال، این استعلام تنها جنبه اطلاع‌رسانی دارد و جایگزین استعلام رسمی از دفترخانه نیست.

جمع‌بندی

پیش از خرید هر ملکی، اولین و مطمئن‌ترین اقدام، مراجعه به دفتر اسناد رسمی برای استعلام وضعیت ثبتی آن است.
در صورت نیاز به بررسی اولیه، می‌توان از سایت رسمی سازمان ثبت اسناد و املاک کشور به‌عنوان گزینه دوم استفاده کرد.
همچنین، مشورت با یک مشاور حقوقی متخصص در امور ملکی می‌تواند اطمینان شما را چند برابر کند و از بروز مشکلات حقوقی و مالی جلوگیری نماید.

در نهایت، آگاهی، دقت و استفاده از منابع رسمی، سه عامل اصلی در انجام یک معامله ملکی امن و بدون دردسر هستند.

سئوالات متداول

1. چگونه می‌توانم از وضعیت ثبتی ملک قبل از خرید مطمئن شوم؟

بهترین و مطمئن‌ترین روش برای استعلام وضعیت ثبتی ملک، مراجعه حضوری به دفتر اسناد رسمی است. دفترخانه از طریق سامانه ثبت اسناد و املاک کشور (ssaa.ir)، آخرین وضعیت ملک از نظر رهن، توقیف یا بازداشت قضایی را بررسی می‌کند.
بر اساس قوانین سازمان ثبت اسناد و املاک کشور، تنها دفاتر رسمی مجاز به ارائه استعلام قطعی هستند.

2. آیا استعلام وضعیت ملک از سایت سازمان ثبت معتبر است؟
بله، اما فقط برای تأیید اصالت سند مالکیت کاربرد دارد. در سایت رسمی ssaa.ir می‌توانید با ورود به بخش تصدیق اصالت سند مالکیت، از واقعی بودن سند اطمینان حاصل کنید. با این حال، برای انجام معاملات رسمی و قطعی، طبق مقررات سازمان ثبت، مراجعه به دفترخانه الزامی است.

3. نقش مشاور حقوقی در خرید ملک چیست؟

یک مشاور حقوقی املاک به شما کمک می‌کند تا پیش از امضای قرارداد، از نظر قانونی و ثبتی، وضعیت ملک را بررسی کنید.
مشاور حقوقی می‌تواند متن قرارداد را اصلاح، شرایط فسخ را توضیح و خطرات حقوقی (مثل خرید ملک در رهن یا توقیف‌شده) را پیش‌بینی کند. بر اساس قانون مدنی ایران (مواد ۲۲ تا ۲۴)، مالکیت رسمی تنها با ثبت در دفترخانه اسناد رسمی معتبر است، بنابراین مشورت حقوقی قبل از معامله بسیار ضروری است.